برنامج إدارة مخازن ومخزون في مصر

برنامج مخازن كامل منفصل من كتابتنا، قائم بذاته لا موديول داخل نظام أكبر. موضعه الشركة التي مشكلتها المخزن نفسه: مواقع كثيرة، وحركة كثيرة، وجرد لا يتفق مع الدفاتر.

• كود لكل صنف، ووحدة قياسه، وما يعادلها من وحدات
• مخازن ومواقع، ورصيد كل صنف في كل موقع على حدة
• استلام وصرف وتحويل ومرتجع، ولكل حركة مستند برقم وتاريخ
• كشوف عد، وفروق جرد، وتسوية مكتوبة
• أرصدة افتتاحية من عد حقيقي، وتدريب من سيعمل عليه

برنامج المخازن وحده، أم نظام يبيع ويحاسب معه

إن كان عملك يبيع ويشتري ويحتاج قيودا وميزانية فالمخزن جزء من دورة أكبر، والأقرب لك نظام واحد يجمعها: نظام ERP والحسابات فيه المخازن بفروعها داخل البرنامج نفسه. وإن كانت مشكلتك المخزن نفسه — مواقع متعددة، وتحويلات بينها، وفرق بين الورق والرف لا يعرف مصدره — فهذا موضع البرنامج المنفصل، ولا يحمل محاسبة لا تحتاجها.

كود لكل صنف، مكتوب بطريقة واحدة

هذا هو الأساس كله. الصنف الواحد عند معظم الشركات مكتوب بثلاث صور: باسمه التجاري، وبمقاسه، وبما يناديه به أمين المخزن، فيصير له ثلاثة أرصدة كل واحد صحيح في سطره وكلها خطأ في المجموع. فأول شغل تنظيف القائمة ودمج المكرر، شغل من يعرف الأصناف لا من يعرف البرنامج. ومعه الوحدات: الصنف يشترى بالكرتونة ويصرف بالقطعة ويجرد بالدستة، وهنا يسكن أكثر الخطأ؛ ما لم تضبط معاملات التحويل لم يظهر الخلل إلا في الجرد.

أربع حركات، ولكل واحدة مستند

الاستلام والصرف والتحويل والمرتجع أربع حركات مختلفة، لا شيء واحد اسمه دخول وخروج. الاستلام يقابل أمر شراء وقد يأتي جزئيا، والصرف يخرج الصنف إلى جهة لها اسم، والتحويل ينقل الرصيد ولا ينقصه وله طرف أرسل وطرف استلم والفرق بينهما يضيع في الطريق، والمرتجع له اتجاهان لا اتجاه. ولكل حركة مستند برقم وتاريخ ومن أصدره، لأن السؤال بعد شهرين ليس كم الرصيد بل من صرف وبإذن من.

الجرد إجراء، وليس زرا في البرنامج

الفرق بين رصيد الدفاتر ورصيد الرف لا يجده برنامج، يجده عد. البرنامج يخرج كشوف العد ويحسب الفرق ويسجل التسوية، أما العد فإجراء: من يعد، ومتى، وهل تتوقف الحركة، ومن يعيد عد ما اختلف، ومن يوقع على الفرق، ونكتبه معك قبل أول جرد. والباركود يسرع العد ويمنع خطأ قراءة الاسم، لكنه لا يصلح كودا مكسورا: إن كان الصنف معرفا مرتين سجل القارئ الخطأ أسرع.

مراحل التنفيذ

نبدأ بجلسة في المخزن مع أمين المخزن لا مع الإدارة وحدها: كيف تدخل البضاعة وأين تقف وكيف تصرف، ونكتب الدورة كما تجري. ثم قائمة الأصناف: تنظيف ودمج وقاعدة واحدة للأكواد والوحدات، وهذه أطول خطوة.

بعدها نهيئ البرنامج على مخازنك ومستنداتك، وندخل الأرصدة الافتتاحية بعد عد يسبق التشغيل، ثم يعمل البرنامج ودفترك القديم معا حتى تتفق الأرقام، ثم التدريب والتسليم بدليل مكتوب للأكواد والدورة.

أين ننفذ

مقرنا المعادي الجديدة بجوار القرية التكنولوجية، وننفذ في القاهرة والجيزة والمناطق الصناعية حولهما — العبور والعاشر من رمضان والسادس من أكتوبر والتجمع الخامس. جلسة المخزن والجرد الأول والتدريب في موقعك.

ما لا ندخل فيه

البرنامج صادق بقدر ما يدخل فيه: إن خرجت بضاعة بغير إذن أو عد العاد بالتقريب، وجدت الرقم في البرنامج ولم تجد البضاعة على الرف.

ولا نتولى أعمال المخزن المادية: لا رفوف ولا روافع، ولا نعد البضاعة نيابة عنك. ولا نربط البرنامج بأي منظومة حكومية. وإن كان ما تحتاجه مبيعات وحسابات مع المخزن وجهناك إلى النظام الآخر ولو كان البيع هنا أكبر. ونقول ذلك قبل التعاقد لا بعده.