برنامج واحد وقاعدة بيانات واحدة: نقطة البيع والمخازن والمشتريات والتصنيع والحسابات في مكان واحد، وكل موظف يرى ما له صلاحية رؤيته لا أكثر.

برنامج ERP للشركات: برنامج واحد وقاعدة بيانات واحدة تجمع نقطة البيع والمبيعات والمشتريات والمخازن والتصنيع والحسابات، وكل موظف يرى ما له صلاحية رؤيته لا أكثر. اسم النظام «حسابي»، ويقدم أيضا باسم United POS، وهو نظام بنيناه بأنفسنا بواجهة عربية بالكامل، وسلمناه ويعمل عند العميل، لا عرضا على ورق.

صفحة رئيسية فيها أرقام الفترة، كل رقم مقارن بالفترة التي قبله
نقطة بيع بشاشة لمس، وفاتورة تطبع في الحال، وورديات تقفل بتسوية
طباعة مطعم: نسخة للعميل، ونسخة للكاشير، ونسخة للمطبخ
مبيعات ومرتجعات وتحصيل، ومشتريات تدخل كمياتها المخزن مباشرة
مخازن بالفروع: تحويلات وجرد وتالف، وكود لكل صنف وملصقات باركود
تصنيع: مكونات وأوامر إنتاج وخصم تلقائي للمكونات عند البيع
حسابات: قيود تلقائية وميزان مراجعة وميزانية عمومية وتقارير
واجهة عربية بالكامل، وبحث في القائمة الجانبية، ووضع نهاري وليلي

أول ما تفتحه: أرقام الفترة ومقارنتها

المبيعات والمشتريات والمصروفات والصافي، وكل رقم مقارن بالفترة التي قبله، فتعرف إن كان الشهر أحسن أم أسوأ من غير أن تحسب الفرق بنفسك. ومعها رسم لمبيعات آخر ثلاثين يوما وأحسن يوم في الفترة، وجدول بالفواتير غير المسددة وبمستحقات الموردين — وهذان الجدولان هما ما ينسى عادة حتى يتصل المورد. وأزرار سريعة للبيع وإضافة صنف وتسجيل شراء أو مصروف أو عميل وفتح التقارير.

نقطة البيع والمطاعم

أزرار كبيرة بحجم شاشة اللمس واسم الصنف مكتوب تحتها، وبحث بالباركود أو بالاسم، والأصناف موزعة على تصنيفات. الدفع نقدا أو فيزا أو آجلا، والفاتورة تطبع في الحال. وبجوار طرق الدفع زر دليفري يحمل عنوان العميل ومصاريف التوصيل والطيار الذي خرج بالأوردر. والأوردر يمكن تعليقه وفتحه مرة أخرى، لأن الزبون يقطع طلبه ويكمله. والورديات تفتح وتقفل بتسوية، فتعرف عند الإقفال ما حصل وبأي طريقة ومن كان على الكاشير.

وفي المطاعم يطبع كل أوردر ثلاث نسخ: نسخة للعميل، ونسخة للكاشير، ونسخة للمطبخ تخرج على طابعة المطبخ نفسها أو تظهر على شاشة فيه.

المخازن والأكواد والتصنيع

الكمية محسوبة لكل فرع على حدة، والتحويلات بين الفروع مسجلة، وللجرد والتالف شاشاتهما. ولكل صنف كود، وملصقات الباركود تطبع بمقاسات جاهزة. أما التصنيع فيعمل بالمكونات: تكتب مكونات المنتج، وتفتح أمر إنتاج، فتخصم المكونات من المخزن تلقائيا عند البيع، وتظهر التكلفة الحقيقية والفاقد. هذا يناسب المطبخ والورشة وخط الإنتاج الذي يمشي بوصفة أو بقائمة مكونات. ومن يحتاج جدولة آلات أو تكلفة لكل مشروع مقاولات فذلك شغل آخر، نقول ذلك قبل أن نبيع لا بعده.

الحسابات تخرج من حركة اليوم

القيود تتولد من الحركة نفسها: الفاتورة والمرتجع والتحصيل وفاتورة المورد تكتب قيودها بنفسها، فلا يعيد المحاسب إدخال ما أدخله الكاشير. ومن القيود يخرج ميزان المراجعة والميزانية العمومية وتقارير الأرباح والمخزون، وتطبع وتصدر لتعمل عليها خارج البرنامج إن أردت. والبرنامج يحسب ويرتب، ولا يغني عن محاسب يقرأ النتيجة ويقول لك ما تعنيه.

ما يطلبه النظام منك قبل أن يعمل

التركيب ليس هو الشغل. الشغل هو أرصدة البداية: أرصدة العملاء والموردين وكميات المخزن كما هي فعلا يوم البداية، وكود لكل صنف مكتوب بطريقة واحدة لا بثلاث، وتدريب من سيعمل عليه كل يوم. والنظام صادق بقدر ما يدخل فيه: إن سجل الكاشير بيعا على غير صنفه، أو خرجت بضاعة من المخزن بغير إذن، فستجد الرقم في البرنامج ولن تجد البضاعة على الرف. هذه ليست عيوب برنامج بل عادات عمل، والبرنامج يكشفها ولا يصلحها وحده.

ولهذا لا نكتب سعرا هنا: التكلفة تختلف بعدد الفروع ونقاط البيع، وبما تحتاجه من تصنيع أو تقارير خاصة، وبحجم شغل أرصدة البداية. نكتب الأرقام بعد أن نرى العمل، وقبل أن يبدأ لا بعده.

الفاتورة الإلكترونية ومنظومة الضرائب

إصدار الفاتورة الإلكترونية عبر منظومة مصلحة الضرائب المصرية التزام قانوني على الشركات، وننفذ الربط بها: تسجيل الأكواد الموحدة للأصناف، وتوقيع الفاتورة، وإرسالها واستقبال رقمها، ومعالجة ما يرفض بدل أن يبقى معلقا لا يراه أحد. والربط نصف الشغل؛ نصفه الآخر أن تخرج بيانات الفاتورة من نظامك صحيحة من أول مرة، وذلك يبدأ من كود الصنف ومن البيانات الضريبية للعميل لا من الربط.

ولسنا مستشارا ضريبيا: النسب والمعالجة يقرهما محاسبك، وننفذ نحن ما يقره.

ما لا يفعله، وما نضيفه إليه

لا يوجد برنامج ERP هو الأفضل لكل شركة؛ الأفضل هو الذي يطابق طريقة عملك بدل أن يجبرك على تغييرها. النظام كما هو مبني على البيع والشراء والمخزن والتصنيع والحسابات، وما يخرج عن ذلك — تكلفة مشروع في المقاولات، شاشة أو تقرير لا يشبه شيئا فيه، ربط ببرنامج قائم عندك — فهو تطوير مخصص نكتبه ونضيفه. ونقول لك من البداية إن كان ما تطلبه إضافة صغيرة أم نظاما آخر، لأن الفرق بينهما كبير وأنت من يدفعه.